Unterschied zwischen operativem und administrativem Fuhrparkmanagement
Das operative Fuhrparkmanagement beschäftigt sich vor allem mit den Aspekten, die die Verfügbarkeit und Einsatzfähigkeit der Fahrzeuge im Fuhrpark erhöhen und verbessern. Das Ziel ist es, dass die Flottenfahrzeuge so viel wie möglich fahren und nicht still stehen. Es beinhaltet unter anderem die Optimierung von Fahrzeug-Verfügbarkeit, effiziente Reparaturen durch digitales Schadenmanagement und die Nutzung von digitalen Checklisten, um Instandhaltungsaufgaben wie Leasingrückgaben, Fahrzeugchecks oder DGUV / UVV Prüfungen einfacher zu gestalten. Im Gegensatz dazu beschäftigt sich das administrative Fuhrparkmanagement mit administrativen Aufgaben im Fuhrpark, wie die Verwaltung von Verträgen oder die Prüfung von Führerscheinen.
Operatives Fuhrparkmanagement und die wichtigsten Aufgaben
Das operative Fuhrparkmanagement ist ein Teilgebiet des Fuhrparkmanagements und beschäftigt sich mit den Aufgaben, die die Verfügbarkeit und Einsatzfähigkeit der der Flottenfahrzeuge erhöhen. Es beschäftigt sich insbesondere mit den Teilgebieten, die von traditionellen Fleet Management Anwendungen nicht abgebildet werden. Diese beinhalten unter anderem:
- Effiziente Reparaturen und Schadenmanagement für höhere Fahrzeugverfügbarkeit
- Automatisierte Wartungsplanung und Dokumentation
- Optimierung der Fahrzeuginstandhaltung mit digitalen Checklisten
- Routenoptimierung der Fahrzeuge mit Hilfe von Daten & Analysen
- Digitale Kommunikation zwischen allen Beteiligten für schnelle und einfache Abläufe
Warum Software für das operatives Fuhrparkmanagement so wichtig ist
Mit Hilfe von Fuhrparkmanagement Software Lösungen, die sich mit den administrativen Aufgaben des Fuhrparks beschäftigen, ist ein Großteil des Optimierungspotentials in diesem Bereich bereits ausgeschöpft. Im bisher weniger beachteten Bereich des operativen Fuhrparkmanagements gibt es allerdings noch sehr viel Optimierungspotential, was in Umfragen bestätigt wurde:
So geben FuhrparkmanagerInnen an, dass sie beispielsweise bis zu 28 % ihrer Arbeitszeit mit dem Schadenmanagement, sowie der Abwicklung und der Reparatur von Schäden verbringen. Das hängt größtenteils damit zusammen, dass es sich beim Schadenmanagement um einen noch wenig digitalisierten und optimierten Bereich handelt, der oftmals mit Excel, Mail und Telefonkommunikation abgebildet wird.
Auch traditionelle Fuhrpark Management Apps haben diesen Bereich des operativen Fuhrparkmanagement bisher wenig digitalisiert, was zu einem hohen zeitlichen Aufwand auf Seiten von Fuhrpark ManagerInnen führt.
Zeitfresser sind hier vor allem die aufwändige Kommunikation mit Fahrern, Versicherungen, Gutachtern und Werkstätten und den damit entstehenden Protokollen, Berichten, Dokumenten, Gutachten, Rechnungen und der Zuordnung zu den jeweiligen Schäden und Fahrzeugen. Ein Problem, dem sich motum by RepairFix angenommen hat.
Operatives Fuhrparkmanagement Software Anbieter
Für operatives Fuhrparkmanagement stehen bisher nur sehr wenige Anbieter zur Verfügung. Einer dieser Anbieter ist motum by RepairFix. Mit der Software Lösung motum hat sich die RepairFix GmbH aus München das Ziel gesetzt, die bisher von traditionellen Fuhrparkmanagment Software Anbietern wenig beachteten operativen Aufgaben im Fleetmanagement zu digitalisieren und zu optimieren.
Zu den Aufgaben, die die Flottenmanagement Software Lösung motum by RepairFix abbildet, gehören unter anderem:
- Fahrzeugkontrollen: Intuitive Handy-App für FahrerInnen zum Ausfüllen von Checklisten, Übergabeprotokollen, digitalen Fahrzeugkontrollen, Schadenmeldungen und Unfallberichten (bspw. nach DGUV 70 und UVV Vorschriften)
- Zentrales Portal mit Automatisierungen: für Fuhrpark ManagerInnen, mit Zuordnung von Kosten, Kostenvoranschlägen, Rechnungen, Dokumenten & Kommunikation zu einzelnen Fahrzeugen und Schäden
- Auswertungen & Analysen: Portal & App für Flottenverantwortliche mit Auswertungen, Berichten und Analysen zu Fahrzeugen, FahrerInnen, Schäden, Kosten & Reparaturstatus
- Zentrale in-App Kommunikation mit FahrerInnen, Versicherern, Gutachtern und Werkstätten mit automatischer Dokumentenzuordnung
- Digitales Schadenmanagement: Intelligentes Reparaturmanagement, Instandhaltungsmanagement für den Fuhrpark mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz
- Einfache Integration von Partnern, Werkstätten und anderen Fleetmanagement Software Lösungen über APIs & Schnittstellen
Lohnt sich eine Software für operatives Fuhrparkmanagement für ihren Fuhrpark? Finden Sie es heraus!
In den meisten Fällen lohnt sich operatives Fuhrparkmanagement für Fuhrparks, die bereits Anwendungen wie Avrios für das administrative Fuhrparkmanagement im Einsatz haben. Es kann sich aber durchaus auch für kleinere Fuhrparks lohnen, die noch keine Software zum Verwalten ihres Fuhrparks nutzen. Um herauszufinden, ob eine Software für operatives Fuhrparkmanagement in Ihrem Fuhrpark sinnvoll ist, füllen Sie einfach das unten stehende Quiz aus:
Die operative Fuhrpark Management Software von motum by RepairFix im Überblick
Mit Hilfe der Fuhrparkmanagement Lösung von motum by RepairFix können eine Vielzahl von Aufgaben digitalisiert werden, die die meisten administrativen Fuhrparkmanagement Lösungen nicht abbilden können. Im Folgenden möchten wir Ihnen die Aufgaben vorstellen, die motum by RepairFix digitalisiert und optimiert:
Handy Apps für digitale Checklisten mit motum by RepairFix
Eine große Herausforderung im Fuhrparkmanagement ist es den Überblick zu behalten bei der Vielzahl von Checklisten, Übergabeprotokollen, Prüfprotokollen und Unfallprotokollen, die nach DGUV 70 und UVV Vorschriften von FahrerInnen ausgefüllt und von Fuhrparkleitern gesammelt und den jeweiligen Fahrzeugen zugeordnet werden müssen.
Mit motum by RepairFix können diese Checklisten digitalisiert und mit Hilfe von Handy Apps ganz einfach von Fahrern ausgefüllt werden. Zu den digitalen Checklisten, die mit motum abgebildet werden können, zählen unter anderem:
Neben dem einfachen Ausfüllen der Checklisten per Handy App werden die gesammelten Daten und Informationen automatisch den jeweiligen Fahrzeugen zugeordnet und ausgewertet. So kann der Flottenverantwortliche per Portal und App in Echtzeit über den Flottenzustand informiert bleiben und bessere Entscheidungen treffen.
Digitales Schadenmanagement mit motum by RepairFix
motum by RepairFix bietet im operativen Fuhrparkmanagement neben digitalen Checklisten auch digitales Schadenmanagement für die systematische Verwaltung von Schäden und Unfällen an. Unternehmen mit eigenem Fuhrpark können das Schadenmanagement mit motum by RepairFix eigenständig betreiben und dabei Zeit und Ressourcen sparen.
Beim digitalen Schadenmanagement von motum by RepairFix stehen Ihnen unter anderem folgende Funktionen zur Verfügung:
- Intuitive Handy-App für FahrerInnen: Unfälle und Schäden können unterwegs ganz einfach per Handy-App gemeldet und direkt mit den Fahrern kommuniziert werden (in 15 Sprachen nutzbar)
- Portal & App für Flottenmanager: Einfache Verwaltung des Fahrzeugstatus inkl. Erteilung von Reparaturaufträgen und Einsicht in gemeldete Schäden und deren Reparaturstatus
- Zentrale In-App Kommunikation: Einfache Zusammenarbeit mit allen Beteiligten (FahrerInnen, Versicherungen, Leasingunternehmen, Gutachtern, Werkstätten) dank zentraler In-App Kommunikation
- Automatische Zuordnung von Kosten & Rechnungen: für mehr Planbarkeit und Übersicht aller Reparaturkosten, inkl. Auswertungen und Analysen
- Einbinden von eigenen Servicepartnern: Beauftragung und Kommunikation mit den eigenen Partnern -egal ob Werkstatt, Gutachter, Makler oder Versicherung
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Neben den operativen Flottenmanagement Aufgaben gibt es das bereits erwähnte administrative Fuhrparkmanagement, welches sich vor allem mit administrativen Aufgaben beschäftigt.
Was ist administratives Fuhrparkmanagement?
Wenn heutzutage über Fuhrparkmanagement gesprochen wird, dann ist meist die Rede vom administrativen Fuhrparkmanagement, das sich vor allem mit der Erfüllung von rechtlichen und administrativen Anforderungen und Aufgaben beschäftigt.
Die wichtigsten Aufgaben des administrativen Fuhrpark Managements
Die Aufgaben im administrativen Fuhrparkmanagement können größtenteils mit Hilfe der erhältlichen Fuhrparkmanagement Software Lösungen abgebildet werden. Hier ein kurzer Überblick über die Aufgaben des administrativen Fuhrparkmanagements:
- Verwaltung von Fahrzeugdaten und automatische Aktualisierung der Daten
- Fahrzeugverfolgung und Telematik per GPS
- Kostenmanagement von Betriebs- und Kraftstoffkosten im Fuhrpark
- Einfache Integration von Technologietrends, wie Künstlicher Intelligenz
- Analyse von Fahrerleistung und Sicherheit durch GPS Überwachung
- Datenanalyse und Berichterstattung zur Flottenleistung
- Integration mit anderen Geschäftsanwendungen, wie z.B. ERP & Buchhaltungsanwendungen
- Verwaltung von Fahrerdaten
Neben den administrativen Flottenmanagement Aufgaben gibt es das operative Fuhrparkmanagement, welches vor allem in letzter Zeit an Bedeutung gewonnen hat, seitdem es Anbieter wie beispielsweise motum by Repairfix gibt.
Administrative Fuhrparkmanagement Software Anbieter
Es gibt eine Vielzahl von Anbietern für das administrative Fuhrpark Management. Einer dieser Anbieter ist Avrios. Avrios hat sich auf das Flottenmanagement und die Fahrzeugverwaltung im Fuhrpark spezialisiert. Die Aufgaben, die Avrios beim administrativen Fuhrparkmanagement übernimmt, beinhalten unter anderem die folgenden:
- Digitalisierung des Beschaffungsmanagements mit zentralem Portal zur Verwaltung von Angeboten und Kostenvoranschlägen (KVA)
- Aufgabenverwaltung mit Erinnerungen für Fahrzeuginspektionen bis hin zu Führerscheinkontrollen
- Datenmanagement, automatische Datenerfassung und Datenauslesung von Rechnungen, Bußgelder und Fahrzeugstammdaten
- Digitales Schadenmanagement über Schnittstelle zu motum by RepairFix
- Tankkarten Integration, sowie Management und automatische Zuweisung von Tank-Belegen
- Automatische Compliance im Fuhrpark (elektronische Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisung nach UVV, Bußgeld Management)
Administratives und operatives Fuhrparkmanagement sinnvoll kombinieren. So geht’s…
Für Fuhrparkverantwortliche, die bereits eine Fuhrparkmanagement Anwendung im Einsatz haben, wie z.B. die Lösung von Avrios, kann es sich durchaus lohnen, eine ergänzende Lösung für die operativen Aufgaben im Fuhrpark einzusetzen. Auch für Unternehmen, die noch keine administrative Fuhrparkmanagement Lösung im Einsatz haben, kann es sich lohnen, die operative Fuhrparkmanagement Lösung von motum by RepairFix einzusetzen.
Das kann viele Vorteile haben, unter anderem die folgenden:
- Kosten- und Zeiteinsparung von bis zu 28 % durch Digitalisierung von bisher nicht digitalisierten Prozessen, wie z.B. dem Schadenmanagement
- Erhöhung der Fahrzeugverfügbarkeit durch effizientere und schnellere Schadenabwicklung im Fuhrpark
- Keine Abhängigkeiten von externen Dienstleistern bei Themen wie der Schadenabwicklung, wie beispielsweise von Leasingunternehmen, da Fuhrparkverantwortliche da Datenhoheit behalten
- Einfache Integration in bereits bestehende Prozesse und Tools
Die beste Kombination von operativem und administrativem Fuhrparkmanagement kann mit der administrativen Lösung von Avrios in Kombination mit der operativen Fuhrparkmanagement Lösung von motum by RepairFix erzielt werden.
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Grundlagen zum Thema Fuhrparkmanagement
Das Flottenmanagement ist komplex und es bedarf an vielfältigem Wissen aus den unterschiedlichsten Bereichen. Um einen Fuhrpark erfolgreich und effizient verwalten zu können, benötigen FuhrparkleiterInnen unter anderem Kenntnisse aus dem Bereich der Betriebswirtschaftslehre, dem Versicherungswesen, sowie technische und rechtliche Kenntnisse. Im Folgenden können Sie einiges an Grundlagenwissen zum Thema Fuhrparkmanagement finden.
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Fuhrparkmanagement Definition
Das Fuhrparkmanagement umfasst die Verwaltung, die Koordination, die Kontrolle und die Beschaffung der Fahrzeuge im Fuhrpark. Das Ziel des Fuhrparkmanagements ist es, sicherzustellen, dass die Flotte effizient und nachhaltig betrieben wird, bei gleichzeitiger Kostenminimierung und Sicherheit der FahrerInnen. Mehr zum Thema Fuhrparkmanagement (KLICK!)
Fuhrparkmanagement Aufgaben
Die Aufgaben im Flottenmanagement sind vielfältig und benötigen ein breit gefächertes Grundlagenwissen vom Versicherungsrecht über Kenntnisse in der Betriebswirtschaftslehre bis hin zu technischen und rechtlichen Grundkenntnissen. Mehr zum Thema Fuhrparkmanagement Aufgaben (KLICK!).
Fuhrparkmanagement Software
Je größer der Fuhrpark wird, desto komplexer werden die rechtlichen und operativen Anforderungen, die notwendig sind, um den Fuhrpark effizient und erfolgreich zu betreiben. In der Folge nutzen die meisten FuhrparkmanagerInnen eine Software, um den Betrieb des Fuhrparks zu vereinfachen, die Prozesse zu optimieren und Kosten einzusparen. Mehr zum Thema Fuhrparkmanagement Software (KLICK!)
Fuhrparkmanagement Software Anbieter
Es gibt eine Vielzahl von Fuhrparkmanagement App Anbietern. Zu den führenden Anbietern im Bereich des administrativen Fuhrpark Managements zählen unter anderem die Avrios International AG mit Sitz in der Schweiz. Zu den führenden Anbietern im Bereich des operativen Flottenmanagements gehört motum by RepairFix.
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