Fuhrparkverantwortliche - Ein Beruf, viele Bezeichnungen
Ob FuhrparkmanagerIn, FlottenmanagerIn, FuhrparkleiterIn oder LeiterIn des Fuhrparks - so vielfältig wie die Berufsbezeichnungen sind auch Fuhrparkmanagement Aufgaben. Das Aufgabenspektrum ist breit gefächert und erfordert umfangreiches Fachwissen, obwohl für diesen Beruf keine dedizierte Ausbildung existiert. Stattdessen übernehmen häufig Mitarbeitende aus Bereichen wie Personal oder Einkauf diese Rolle und erweitern ihr Wissen selbstständig.
Um sich für diesen vielseitigen Job weiterzubilden, nutzen viele die Angebote von Organisationen wie dem Bundesverband für betriebliche Mobilität, der DEKRA Akademie oder dem TÜV Süd.
Ein Überblick über die Fuhrparkmanagement Aufgaben
Die Hauptaufgabe des Fuhrparkmanagements besteht darin, den Fuhrpark effizient zu verwalten, den wirtschaftlichen Einsatz aller Fahrzeuge zu gewährleisten und gleichzeitig alle erforderlichen Sicherheits- und Umweltstandards einzuhalten.
Je nach Größe und Art des Fuhrparks können die Anforderungen sehr unterschiedlich sein. Trotz dieser Unterschiede lassen sich sechs zentrale Aufgabenbereiche definieren:
Fahrzeugbeschaffung
Die Fahrzeugbeschaffung ist eine der wichtigsten und komplexesten Aufgaben im Fuhrparkmanagement. Sie umfasst nicht nur den Kauf von Fahrzeugen, sondern auch die Beschaffung von Reifen, Ersatzteilen, Tankkarten und Versicherungen. Fuhrparkverantwortliche müssen dabei viele Faktoren berücksichtigen:
- Wie viele Fahrzeuge werden benötigt?
- Welche Mitarbeitende dürfen Dienstwagen nutzen?
- Welches Budget steht zur Verfügung?
Bei der Anschaffung neuer Flottenfahrzeuge muss sich zunächst zwischen Kauf und Leasing oder einem Mischmodell entschieden werden. Diese Wahl hängt stark von der Art des Fuhrparks ab. Während der Kauf mit Barzahlung oder Kreditfinanzierung oft für langfristige Lösungen bevorzugt wird, bieten Kilometer- oder Restwertleasing sowie Langzeitmiete mehr Flexibilität.
Wichtig ist nicht nur, dass die Fahrzeuge zum richtigen Zeitpunkt in ausreichender Menge zur Verfügung stehen, sondern auch, dass die Kosten transparent und optimiert sind. Die genaue Dokumentation der Anforderungen an die Fahrzeugausstattung hilft bei der Beschaffung der richtigen Fahrzeuge.
Gerade bei Leasingfahrzeugen ist die Rückgabe jedoch ein kritischer Punkt. Eine gut organisierte Leasingrückgabe ist genauso wichtig wie die Beschaffung selbst und trägt entscheidend zur Kosteneffizienz und Planbarkeit im Fuhrparkmanagement bei. Full-Service Leasingrückgaben stellen eine Möglichkeit dar, Rückgabekosten durch vorherige Gutachten und KVA-Abgleiche zu reduzieren und die Leasingaufbereitung vollständig in vertraute Hände abzugeben.
Schaden- und Instandhaltungsmanagement
Trotz größter Vorsicht lassen sich Schäden im Fuhrpark nicht immer vermeiden - sei es durch Unfälle, Parkrempler oder Unwetter. Hier ist das Fuhrparkmanagement gefragt, das schnell und kostengünstig handeln muss, um Betriebsunterbrechungen und Reparaturkosten so gering wie möglich zu halten. Eine lückenlose schriftliche Dokumentation der Schäden ist dabei unerlässlich.
Ein effektives Schadenmanagement umfasst neben der Reparatur auch präventive Maßnahmen:
Assistenzsysteme, regelmäßige Sicherheitstrainings und Belohnungssysteme für unfallfreies Fahren tragen dazu bei, Unfälle zu vermeiden und Schäden zu reduzieren.
Darüber hinaus spielt die Wartung der Fahrzeuge eine entscheidende Rolle im Instandhaltungsmanagement. Regelmäßige Wartung verlängert die Lebensdauer der Flotte und reduziert Ausfallzeiten.
In diesem Bereich ist der Einsatz moderner Softwarelösungen von großer Bedeutung. Die Schadenmanagement-Lösung motum by Repairfix unterstützt FuhrparkmanagerInnen bei der effizienten Erfassung, Dokumentation und Abwicklung von Schadensfällen. Die Plattform hilft, den gesamten Prozess zu beschleunigen und die Ausfallzeiten der Fahrzeuge zu minimieren. So können sich FuhrparkmanagerInnen auf das Wesentliche konzentrieren und gleichzeitig die Betriebskosten optimieren.
Kann Ihnen eine operative Fuhrparkmanagement Software dabei helfen, Ihr Schaden- und Instandhaltungsmanagement zu optimieren? Finden Sie es heraus!
Gewährleistung der Sicherheit im Fuhrpark
Insbesondere in Bezug auf die Fuhrparksicherheit tragen Fuhrparkverantwortliche eine große Verantwortung, darunter auch die Halterhaftung (FahrzeughalterInnen werden für entstandene Schäden haftbar gemacht, unabhängig davon, wer das Fahrzeug zum Zeitpunkt des Schadenfalls gefahren hat). Zu den zentralen Aufgaben gehören:
- die Sicherstellung der fristgerechten Durchführung von Prüfungen und Hauptuntersuchungen aller Fahrzeuge
- Regelmäßige Führerscheinkontrollen (zweimal pro Jahr)
- die Organisation von UVV-Schulungen
- die Einhaltung der DGUV Vorschrift 70
Die Unfallverhütungsvorschriften (UVV) definieren die notwendigen Sicherheitsstandards für Unternehmen und sind gesetzlich vorgeschrieben. Fuhrparkverantwortliche müssen nicht nur die Durchführung dieser Prüfungen koordinieren, sondern auch dafür sorgen, dass Mängel umgehend behoben werden. Eine jährliche Prüfung aller Fahrzeuge ist vorgeschrieben. Dabei werden kritische Funktionen wie Licht, Scheibenwischer und Airbags überprüft. Eine kostenfreie UVV DGUV 70 Checkliste finden Sie hier.
Neben den gesetzlichen Pflichten gehört es zu den Aufgaben des Fuhrparkmanagements, die FahrerInnen im Umgang mit Unfällen zu schulen, sie in die Fahrzeugtechnik einzuweisen und regelmäßig auf Fahrzeugmängel zu überprüfen. Mit einem umfassenden Sicherheitskonzept kann das Fuhrparkmanagement dazu beitragen, Unfälle zu vermeiden und die Sicherheit im Unternehmen zu erhöhen.
Förderung der Umweltverträglichkeit
Die Nachhaltigkeit ist als zentrale Fuhrparkmanagement Aufgabe unerlässlich. Fuhrparkverantwortliche haben die Aufgabe, umweltfreundliche Praktiken in den Betriebsablauf zu integrieren und so den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens zu reduzieren. Eine der effektivsten Maßnahmen ist der Umstieg auf Elektro- und Hybridfahrzeuge, die nicht nur den CO2-Ausstoß reduzieren, sondern langfristig auch Kosten sparen. Mit der CO2-Berichtspflicht, die im Rahmen der neuen CSRD-Richtlinie eingeführt wird, werden diese Maßnahmen weiter an Bedeutung gewinnen.
Das Kraftstoffmanagement ist ein zentraler Hebel zur Förderung der Umweltverträglichkeit. Es gilt den Kraftstoffverbrauch genau zu überwachen, Tankkarten effizient zu verwalten und den administrativen Aufwand zu minimieren. Automatisierungslösungen ermöglichen eine genauere Analyse des Kraftstoffverbrauchs, was zu einer deutlichen Reduzierung der Emissionen führen kann.
Neben der Umstellung auf umweltfreundlichere Fahrzeuge spielt auch die Optimierung der Fahrzeugauslastung eine wichtige Rolle. Durch die Verbesserung von Routen und die Vermeidung von Leerfahrten kann der Kraftstoffverbrauch weiter gesenkt werden. Digitale Tools und künstliche Intelligenz können dabei helfen, Fahrpläne effizienter zu gestalten und so den ökologischen Fußabdruck des Fuhrparks weiter zu reduzieren.
Auch Wartung und die Priorisierung von Reparaturen vor einem Fahrzeugaustausch tragen zur Nachhaltigkeit bei. Ein gut gewarteter Fuhrpark verbraucht weniger Kraftstoff und verursacht weniger Emissionen. Um sicherzustellen, dass Fahrzeuge regelmäßig überprüft und somit Wartungspotenziale aufgedeckt werden, können Digitale Fahrzeugkontrollen eingeführt werden. Somit wird neben den aufgedeckten Wartungspotenzialen, wird so auch gleichzeitig die langfristige Dokumentation der Fahrzeughistorie garantiert.
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