Was ist ein Poolfahrzeug? – Definition und Unterschiede zum Dienstwagen
Ein Fahrzeugpool, auch Firmenpool oder Corporate Carsharing genannt, besteht aus einer Fahrzeugflotte, die sich im Besitz eines Unternehmens befindet. Obwohl manchmal auch von einem Dienstwagenpool gesprochen wird, unterscheiden sich diese Arten von Firmenwagen deutlich voneinander:
- Poolfahrzeuge: Stehen mehreren Mitarbeitenden zur Verfügung. In der Regel erfolgt entweder eine Buchung oder Zuweisung pro Fahrt.
- Dienstwägen: Werden einer/m festen FahrerIn zugeordnet.
Diese Unterscheidung ist besonders im Fuhrparkmanagement wichtig.
Vorteile von Poolfahrzeugen für Fuhrparks
Unternehmen profitieren gleich auf mehreren Ebenen von der Bereitstellung einer Poolfahrzeugflotte:
- Sparen durch gemeinsame Nutzung von Poolfahrzeugen: Der Kauf von persönlichen Dienstwagen für FahrerInnen resultiert schnell in hohen Investitionssummen. Mit Poolfahrzeugen lassen sich sowohl bei der Anschaffung als auch bei der Nutzung (Kraftstoffverbrauch) und Instandhaltung (Wartung und Service) erhebliche Kosten einsparen. Um sicherzustellen, dass trotzdem jederzeit genügend Fahrzeuge zur Nutzung zur Verfügung stehen, bietet sich die digitale Überwachung der Flotte mittels einer Fuhrparkmanagement-Software an. So lassen sich einfach Rückschlüsse auf die gefahrenen Kilometer ziehen, um die optimale Flottengröße zu berechnen.
- Optimale Fahrzeugauslastung: Da bei der Nutzung eines Firmenpools Leerlaufzeiten (im Sinne von Standzeiten) minimiert werden, ist grundsätzlich eine optimale Auslastung der Fahrzeuge gewährleistet. Dies führt zu einer höheren Effizienz der Dienstfahrten, insbesondere im Vergleich zu selten genutzten Dienstwagen, die häufig tageweise ungenutzt in der Garage stehen können.
Tipp: Um wirklich optimale Auslastung zu gewährleisten ist es notwendig, einen guten Überblick über die Poolfahrzeuge zu haben - spätestens wenn die Flotte über mehrere Standorte verteilt ist, bietet es sich daher an, auf eine Software zu setzen, die eine Echtzeit Fahrzeugübersicht ermöglicht.
- Ressourcenschonung und Nachhaltigkeit: Anstatt für alle Mitarbeitenden einen eigenen Dienstwagen anzuschaffen, kann durch die gemeinsame Nutzung von Poolfahrzeugen die Anzahl der Fahrzeuge im Fuhrpark deutlich reduziert werden. Dies bedeutet nicht nur eine Reduzierung der direkten Anschaffungskosten, sondern auch einen geringeren Ressourcenverbrauch bei der Herstellung der Fahrzeuge. Zudem sinken die laufenden Kosten wie Wartung und Versicherung.
Rechtliche Aspekte von Poolfahrzeugen: Privatnutzung, Nutzungsvereinbarung & Co.
Wer darf ein Poolfahrzeug nutzen?
In der Regel wird in der so genannten „Car Policy“ festgelegt, welche Personen eines Unternehmens Zugriff auf den Fahrzeugpool haben. Meist tätigen nur jene Mitarbeitende Fahrten, bei denen eine dienstliche Notwendigkeit besteht. Es steht den Unternehmen jedoch frei, allen Beschäftigten Zugang zu gewähren, z.B. wenn der Fuhrpark für Fahrgemeinschaften genutzt werden kann.
Darf ein Poolfahrzeug auch privat genutzt werden?
Obwohl ein Firmenpool in der Regel primär für Dienstfahrten eingerichtet wird, ist eine private Nutzung nicht grundsätzlich ausgeschlossen. Sie hängt vielmehr von der Überlassungsvereinbarung (Poolfahrzeug-Vereinbarung)des jeweiligen Unternehmens ab. In der Praxis kommt es jedoch häufig vor, dass Privatfahrten vom Arbeitgeber untersagt werden. Grund dafür ist ein erhöhter organisatorischer Aufwand - denn eine manuelle Fahrtendokumentation zur Überwachung der Privatnutzung bedeutet einen gewissen Mehraufwand, den nur die wenigsten FuhrparkleiterInnen leisten können.
Anforderungen an eine Poolfahrzeug-Vereinbarung
Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden Poolfahrzeuge zur Verfügung stellen, sollten unbedingt eine schriftliche Vereinbarung erstellen. Neben der Klärung von Rechten und Pflichten gehen hieraus Regelungen zur Nutzung oder z. B. der Umgang im Fall eines Unfalls hervor. Folgende Punkte sollten in einer Poolfahrzeug-Vereinbarung grundsätzlich festgehalten werden:
- Generelle Rechte und Pflichten der FahrerInnen
- Zeitpunkt und Regelungen zu Übergabe und Rückgabe des Fahrzeugs
- Wer darf das Auto wann, wo und wie (privat) nutzen?
- Wer trägt im Fall eines Diebstahls oder Unfalls die Schadensersatzpflicht?
- Umgang bei Entzug der Fahrerlaubnis
Nicht vergessen: Der Vertrag ist unbedingt von beiden Parteien zu unterzeichnen.
Bei Missachtung der Vereinbarung droht Mitarbeitenden die Beendigung der Nutzungserlaubnis, gegebenenfalls aber auch Abmahnung, Kündigung oder sogar eine Schadensersatzforderung.
Halterhaftung und Pflichten von FuhrparkmanagerInnen
Die Halterverantwortung und damit die Halterhaftung von Firmenpools liegt in der Regel bei Fuhrparkverantwortlichen. Diese umfasst umfangreiche Pflichten zur Gewährleistung der Betriebssicherheit von Poolfahrzeugen. Neben der Erhaltung der Betriebserlaubnis und der Verkehrssicherheit sind sie auch für steuerliche und versicherungstechnische Fragen verantwortlich. Dazu gehören die Mitteilungspflichten bei Änderungen von Fahrzeug- oder Halterdaten.
Wichtige Aufgaben in diesem Zusammenhang sind zusätzlich:
- Führerscheinkontrolle (vor jeder Fahrt): Um die Verkehrssicherheit zu gewährleisten, muss regelmäßig überprüft werden, ob alle FahrerInnen im Besitz eines gültigen Führerscheins sind.
- Fahrerunterweisungen: Jährliche Schulungen zur sicheren Fahrzeugnutzung sind gesetzlich vorgeschrieben, um sicherzustellen, dass alle FahrerInnen mit den Vorschriften vertraut sind.
- UVV-Prüfungen: Flottenfahrzeuge müssen regelmäßig, mindestens aber einmal jährlich auf ihre Sicherheit hin überprüft werden (nach den geltenden Unfallverhütungsvorschriften (UVV) nach BGV D29) - insbesondere im Hinblick auf Bremsen, Beleuchtung und Reifen. Monatliche Reifenkontrollen und vierteljährliche Checks der Bremsen und Beleuchtung tragen zusätzlich zur Verkehrssicherheit bei.
Das Fehlen solcher Prüfungen kann im Schadensfall schwerwiegende Folgen haben: Versicherungen können Leistungen ablehnen, wenn die entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen nicht dokumentiert sind. Eine schriftliche Dokumentation der UVV-Prüfungen und Fahrerunterweisungen ist deshalb unerlässlich.
Nicht sicher, wie Sie die UVV-Prüfung am besten dokumentieren können? Kein Problem - nutzen Sie einfach unsere kostenlose Checkliste:
Poolfahrzeugnutzung, -rückgabe und -wartung
Wenn berechtigte Mitarbeitende Fahrzeuge aus dem Firmenpool nutzen, ist dies grundsätzlich zu dokumentieren. Dabei sind der entsprechende Zeitraum, das genutzte Fahrzeug sowie der bzw. die NutzerIn anzugeben.
Doch damit nicht genug: Nach der Rückgabe oder einem Fahrerwechsel müssen Poolfahrzeuge auf mögliche Abnutzungen und Schäden überprüft werden. FuhrparkleiterInnen stehen vor der komplexen Aufgabe, den Zustand jedes einzelnen Kfz im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass jedes Fahrzeug der Flotte fahrbereit ist.
Das Problem: Bei Poolfahrzeugen gibt es keine fest zugewiesenen Mitarbeitende, die sich um die Überprüfung des Fahrzeugzustands kümmern. Deshalb ist es wichtig, klare Prozesse und Verantwortlichkeiten zu definieren. Neben einfacheren Sichtkontrollen, die im besten Fall mindestens zwischen jedem Fahrerwechsel stattfinden und dokumentiert werden, geht es hierbei auch um die Wartung und Instandhaltungsmaßnahmen der Poolfahrzeuge.
Checklisten für Poolfahrzeuge – Fahrzeugübergaben, Abfahrtskontrollen & Co.
Um klare Abläufe zu schaffen, werden in Fuhrparks Checklisten für die sichere Nutzung von Poolfahrzeugen eingesetzt. Diese werden u.a. bei Abfahrtskontrollen, Check-in/Check-out oder bei Fahrzeugübergaben eingesetzt. Für die regelmäßige Sichtkontrolle sollte eine solche Checkliste z. B. folgende Aspekte abdecken
- Fahrzeugzustand: Überprüfung auf vorhandene Schäden, Kratzer oder Dellen an Karosserie und Lack, Risse an Scheiben oder Spiegeln sowie den allgemeinen Zustand der Reifen.
- Innenausstattung: Zustand der Sitze, Teppiche oder des Armaturenbretts sowie die Funktionsfähigkeit von Bedienelementen wie Klimaanlage, Radio oder Navigationsgerät.
- Kontrollleuchten: Überprüfung der Kontrollleuchten im Cockpit des Fahrzeugs auf mögliche Fehler oder Warnmeldungen.
- Aktueller Kilometerstand, um die Anzahl der gefahrenen Kilometer zurückzuverfolgen.
- Kraftstoffstand und ggf. vorgeschriebener Mindestfüllstand.
- Vorhandensein von Fahrzeugdokumenten und Zubehör inkl. Beschreibung des Zustands: z. B. Warndreieck, Verbandskasten, Reserverad oder Wagenheber.
- Signaturen der Mitarbeitenden, die das Fahrzeug übernehmen bzw. zurückgeben. Damit wird die ordnungsgemäße Fahrzeugübergabe bestätigt.
Wartung und Instandhaltung von Poolfahrzeugen
FuhrparkmanagerInnen haften persönlich, wenn sie ihren Pflichten zur Wartung und Instandhaltung der Poolfahrzeuge nicht nachkommen. Daher müssen hier Prozesse greifen, die dieser logistischen Herausforderung gerecht werden. Für die Wartungsansprüche reichen die genannten Punkte der Checkliste nicht aus, um eine optimale Instandhaltung des Fuhrparks zu gewährleisten.
Die größte Herausforderung ist es, den Überblick über die gesamte Fahrzeugflotte zu behalten sowie die Instandhaltungsmaßnahmen entsprechend zu terminieren. Das macht die Fuhrparkmanagement Aufgaben sehr komplex und vielschichtig. Ein erfolgreiches Flottenmanagement reduziert die Ausfallzeiten eines Autos auf ein Minimum, gewährleistet die Fahrzeugsicherheit und verlängert die Lebensdauer der Fahrzeuge, indem regelmäßig Wartungen durchgeführt werden.
So vereinfacht motum die Poolfahrzeugnutzung und -wartung für FuhrparkleiterInnen
Um den Anforderungen an die Sicherheit und die Instandhaltung von Poolfahrzeugen unter dem Aspekt der Halterhaftung gerecht zu werden, ist eine Softwarelösung die beste Möglichkeit, den Überblick zu behalten. Die Plattform motum by RepairFix unterstützt Fuhrparkverantwortliche bei der sicheren Verwaltung von Poolfahrzeugen und setzt neben effizientem Schadenmanagement auf Digitale Fahrzeugkontrollen mit deren Hilfe sowohl bei FahrerInnen als auch FlottenmanagerInnen relevante Informationen abgefragt werden. So können potenzielle Schäden oder Mängel frühzeitig identifiziert und dokumentiert werden – und das ganz einfach via Web-App, wodurch allen Beteiligten eine enorme Zeitersparnis entsteht.
FuhrparleiterInnen haben dank des intuitiven Web-Portals stets einen Live-Überblick und volle Transparenz über ihre Flotte. Der Einsatz von Checklisten stellt sicher, dass alle Fahrzeuge des Pools ordnungsgemäß gewartet und gepflegt werden. Die Checklisten umfassen beispielsweise:
- Wartungsintervalle basierend auf Herstellervorgaben: z. B. Öl-, Filter- oder Zündkerzenwechsel, Inspektionen sowie weitere regelmäßige Wartungsarbeiten.
- Flüssigkeitsstände: z. B. Kühl- und Bremsflüssigkeit, Motoröl, Scheibenwischwasser oder Servolenkungsflüssigkeit.
- Reifen: Reifenluftdruck, Profiltiefe, Zustand der Reifen (z. B. Beschädigungen oder Abnutzung) und Hinweise zur Rotation der Reifen, um eine gleichmäßige Abnutzung zu gewährleisten.
- Beleuchtungssystem: Brems- und Rücklichter, (Nebel-)Scheinwerfer und Blinker.
- Bremsensystem: Bremsbeläge, -scheiben und -flüssigkeit sowie Handbremse.
- Reinigung und Pflege des Fahrzeuginnenraums: Reinigen der Sitze, Armaturentafel und Fenster, Staubsaugen sowie Überprüfung der Klimaanlage oder Heizung.
Besonders praktisch: Sollte beim Ausfüllen der Checkliste ein sicherheitsrelevanter Error (wie beispielsweise eine rote Motorkontrollleuchte) aufgeführt werden, werden FahrerInnen via Web-App direkt vor der Weiterfahrt gewarnt, um die Sicherheit Ihrer Mitarbeitenden zu gewährleisten.
Steuerliche Aspekte der Nutzung von Poolfahrzeugen
Wird ein Poolfahrzeug privat genutzt, entsteht ein geldwerter Vorteil, der versteuert werden muss. Für die Versteuerung gibt es zwei Möglichkeiten: die 1%-Regelung und die Berechnung mittels Fahrtenbuch.
- 1%-Regelung für Poolfahrzeuge: Bei dieser Methode wird der geldwerte Vorteil pauschal mit 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs pro Monat berechnet. Der Vorteil dieser Regelung liegt im geringen Verwaltungsaufwand, da keine detaillierte Dokumentation erforderlich ist.
- Fahrtenbuch für exakte Besteuerung: Alternativ kann die Besteuerung auch über ein Fahrtenbuch erfolgen, in dem alle privaten und geschäftlichen Fahrten dokumentiert werden. So wird nur die tatsächliche private Nutzung versteuert, was in vielen Fällen steuerlich günstiger ist. Die Nutzung eines digitalen Fahrtenbuchs reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich.
- Steuerliche Besonderheiten: Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gelten besondere Regelungen. Diese werden häufig mit einem geringeren geldwerten Vorteil von 0,03 Prozent pro Entfernungskilometer versteuert. Bei maximal fünf Fahrten im Monat sinkt dieser Wert auf 0,001%. Kann jedoch kein Privatnutzungsverbot nachgewiesen werden, wendet das Finanzamt in der Regel die 1%-Pauschalregelung an.
Fazit: Poolfahrzeuge als zukunftsweisende Lösung
In Zeiten, in denen Unternehmen effizienter arbeiten und gleichzeitig Kosten senken müssen, sind Poolfahrzeuge die ideale Lösung. Sie bieten Flexibilität, helfen den Fuhrpark zu optimieren und tragen zur Kostensenkung bei. Kombinieren Sie klare Prozesse, moderne digitale Tools und eine transparente Kommunikation - so holen Sie das Beste aus Ihrem Poolfahrzeugmanagement heraus. und können mit den einhergehenden Herausforderungen optimal umgehen.
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