Was ist ein Fahrzeugpool und wo liegt der Unterschied zum Dienstwagen?
Ein Fahrzeugpool, auch Firmenpool oder Corporate Carsharing genannt, besteht aus einer Flotte an Fahrzeugen, die sich im Besitz eines Unternehmens befinden. Obwohl dabei teilweise auch von einem Dienstwagenpool die Rede ist, unterscheiden sich diese Firmenwagentypen deutlich voneinander. So ist das Besondere am Poolfahrzeug, dass jedes Fahrzeug des Fuhrparks mehreren berechtigten MitarbeiterInnen zur Verfügung steht und von diesen je nach Bedarf genutzt werden kann. In der Regel erfolgt entweder eine Buchung oder Zuweisung pro Fahrt. Dienstwagen werden hingegen einem festen Fahrer zugeordnet.
Die Vorteile von Poolfahrzeugen im Fuhrpark
Unternehmen profitieren gleich auf mehreren Ebenen von der Bereitstellung einer Poolfahrzeugflotte:
- Kostensparend: Durch gemeinsame Nutzung
- Mehr Effizienz: Wegen optimaler Auslastung der Fahrzeuge.
- Höhere Flexibilität: Dank verschiedene Fahrzeugtypen und -größen nach Bedarf.
- Ressourcensparend: Bei der Anschaffung sowie bei der Wartung & Instandhaltung
- Ökologische Nachhaltigkeit: Da insgesamt weniger Fahrzeuge
Geringere Kosten durch Aufbau eines Fahrzeugpools
Der Kauf persönlicher Dienstwagen für MitarbeiterInnen resultiert schnell in hohen Investitionssummen. Mit Poolfahrzeugen können deutlich Kosten eingespart werden – sowohl bei der initialen Anschaffung als auch bei der Nutzung (Kraftstoffverbrauch) und Instandhaltung (Wartung und Service). Die digitale Überwachung der Flotte mittels eines intelligenten Betriebssystems wie motum lässt Rückschlüsse auf gefahrene Kilometer zu und ermöglicht es FlottenmanagerInnen, den Handlungsbedarf zu analysieren und die Größe der Flotte gegebenenfalls anzupassen.
Höhere Effizienz durch optimale Fahrzeugauslastung
Da beim Einsatz eines Firmenpools Leerlaufzeiten im Sinne von Standzeiten minimiert werden, ist grundsätzlich eine optimale Auslastung der Fahrzeuge gewährleistet. Dies führt zu einer höheren Effizienz der dienstlichen Fahrten, insbesondere im Vergleich zu selten genutzten Dienstwagen. Voraussetzung hierfür ist allerdings eine Fuhrparkübersicht, wie sie in entsprechenden Systemen bereitgestellt wird, beispielsweise im operativen Flottenmanagement von motum.
Vorteile von Poolfahrzeugen für MitarbeiterInnen und Umwelt
Ganz klar: Mehr Fahrzeuge bedeuten mehr Emissionen. Da sich in einem Fahrzeugpool mehrere FahrerInnen ein Auto teilen, wird jedoch weniger Sprit benötigt und folglich weniger CO₂ ausgestoßen. „Weniger ist mehr“ trifft auch in Hinblick auf MitarbeiterInnen zu: Wenn im Unternehmen das Konzept des Corporate Carsharings umgesetzt wird, haben im Vergleich zur exklusiven Dienstwagenregelung mehr Personen die Möglichkeit, Flottenfahrzeuge zu nutzen.
Wer darf ein Poolfahrzeug nutzen?
Im Regelfall wird in der sogenannten „Car Policy“ definiert, welche Personen eines Unternehmens Zugriff auf den Fahrzeugpool erhalten. Meist tätigen nur jene MitarbeiterInnen Fahrten, bei denen eine dienstliche Notwendigkeit besteht. Unternehmen ist es jedoch freigestellt, allen Angestellten einen Zugriff zu gewähren, etwa wenn der Fuhrpark für Fahrgemeinschaften genutzt werden darf. Unabhängig davon ist eine Zuteilung pro Abteilung dann sinnvoll, wenn die Kosten sauber getrennt werden müssen.
Darf ein Poolfahrzeug auch privat genutzt werden?
Obwohl ein Firmenpool in der Regel primär für Dienstfahrten eingerichtet wird, ist eine private Nutzung nicht grundsätzlich ausgeschlossen. Vielmehr ist sie abhängig von der Überlassungsvereinbarung des jeweiligen Unternehmens. Insbesondere wenn eine höhere Auslastung angestrebt wird, macht eine Privatnutzung durchaus Sinn. In diesem Fall wird häufig eine Vereinbarung über private Zuzahlungen sowie das Ausschalten von GPS-Trackern getroffen. In der Praxis ist es dennoch üblich, dass private Fahrten vom Arbeitgeber untersagt werden. Grund hierfür ist ein erhöhter Organisationsaufwand – denn eine manuelle Fahrtendokumentation zur Überwachung des privaten Nutzungsverbots bedeutet einen gewissen Mehraufwand, den nur die wenigsten FuhrparkleiterInnen leisten können.
Ablauf der Poolfahrzeugnutzung und -rückgabe
Reservieren autorisierte MitarbeiterInnen Fahrzeuge des Unternehmenspools, muss dies immer dokumentiert werden. Dabei sind der entsprechende Zeitraum, das genutzte Kfz sowie der bzw. die NutzerIn zu melden. Doch nicht nur das: Nach der Rückgabe müssen Poolfahrzeuge auf mögliche Abnutzung und Schäden geprüft werden. FuhrparkleiterInnen stehen dabei einer gewissen Komplexität gegenüber, die jedoch durch smarte Softwarelösungen einfach zu handhaben ist.
Herausforderungen für FuhrparkleiterInnen bei der Herausgabe und Rücknahme von Poolfahrzeugen
Die Vorgehensweise beim Fahrzeugverleih, aber insbesondere der Rücknahme zurück in den Firmenpool, ist für Unternehmen von immenser Bedeutung. Nur wenn das zurückgegebene Fahrzeug korrekt auf Schäden und Verschleiß untersucht wird, kann ein verkehrssicherer Zustand gewährleistet werden.
Das Problem: Bei Poolfahrzeugen gibt es keine fest zugewiesenen MitarbeiterInnen, die sich um die Überprüfung des Fahrzeugzustands kümmern. Das heißt, FlottenmanagerInnen benötigen sehr viel Zeit – vor allem bei großen Flotten. Deshalb ist es wichtig, klare Prozesse und Verantwortlichkeiten zu etablieren. Nur so können Engpässe vermieden und stets eine ausreichende Anzahl an fahrtüchtigen Poolfahrzeugen bereitgestellt werden.
So vereinfacht motum die Poolfahrzeugnutzung und -rückgabe für FuhrparkleiterInnen
Die motum Software ist das Betriebssystem für operatives Flottenmanagement und unterstützt Fuhrparkverantwortliche bei der Verwaltung von Poolfahrzeugen:
- Reibungsloser Ablauf im Rahmen der Fahrzeugübernahme und -rückgabe
- Digitales Schadenmanagement bei Unfällen und Reparaturbedarf
- Klare Regelung der Verantwortlichkeiten und Haftungsfragen
- Geringerer Arbeitsaufwand für FlottenmanagerInnen
- Garantierte Einsatzfähigkeit der Flotte
motum setzt hier Checklisten ein, mit deren Hilfe sowohl bei FahrerInnen als auch FlottenmanagerInnen relevante Informationen abgefragt werden. So können potenzielle Schäden oder Mängel frühzeitig identifiziert und dokumentiert werden – und das ganz einfach via Web-App, wodurch allen Beteiligten eine enorme Zeitersparnis entsteht.
Checklisten für Poolfahrzeuge – das muss rein
Eine solche Checkliste deckt beispielsweise folgende Aspekte ab:
- Fahrzeugzustand: Überprüfung auf vorhandene Schäden, Kratzer oder Dellen an Karosserie und Lack, Risse oder Brüche an Scheiben oder Spiegeln sowie der allgemeine Zustand der Reifen.
- Innenausstattung: Zustand der Sitze, Teppiche oder des Armaturenbretts sowie die Funktionsfähigkeit von Bedienelementen wie Klimaanlage, Radio oder Navigationsgerät.
- Kontroll-Leuchten: Überprüfung der Kontroll-Leuchten im Fahrzeugcockpit, um mögliche Fehler oder Warnhinweise zu erkennen.
- Aktueller Kilometerstand, um die Anzahl der gefahrenen Kilometer zurückzuverfolgen.
- Kraftstoffstand und möglicherweise Anforderung eines bestimmten Mindestfüllstands.
- Vorhandensein von Fahrzeugdokumenten und Zubehör inkl. Beschreibung des Zustands: z. B. Warndreieck, Verbandskasten, Reserverad oder Wagenheber.
- Unterschriften der Mitarbeiter:innen, die das Fahrzeug übernehmen bzw. zurückgeben. Dadurch wird bestätigt, dass die Fahrzeugübergabe ordnungsgemäß erfolgt ist. Bei eventuellen Unstimmigkeiten ist eine spätere Nachverfolgung möglich.
Wartung und Pflege der Poolfahrzeuge: FuhrparkleiterInnen brauchen den Überblick
FuhrparkmanagerInnen haften persönlich, wenn sie ihren Pflichten zur Wartung und Instandhaltung der Poolfahrzeuge nicht nachkommen. Deshalb müssen hier Prozesse greifen, die dieser logistischen Herausforderung gerecht werden.
Ein erfolgreiches Flottenmanagement reduziert die Ausfallzeiten eines Autos auf ein Minimum, gewährleistet die Fahrzeugsicherheit und verlängert die Lebensdauer der Fahrzeuge, indem regelmäßig Wartungen durchgeführt werden. Die größte Herausforderung ist es, den Überblick über die gesamte Fahrzeugflotte zu behalten sowie die Instandhaltungsmaßnahmen entsprechend zu terminieren.
So vereinfacht motum die Poolfahrzeugwartung und -pflege für FuhrparkleiterInnen
FuhrparleiterInnen haben dank des intuitiven Web-Portals stets einen Live-Überblick und volle Transparenz über ihre Flotte. Der Einsatz von Checklisten stellt sicher, dass alle Fahrzeuge des Pools ordnungsgemäß gewartet und gepflegt werden.
So sieht beispielsweise die Checkliste zum Instandhaltungsmangement aus:
- Wartungsintervalle basierend auf Herstellervorgaben: z. B. Öl-, Filter- oder Zündkerzenwechsel, Inspektionen sowie weitere regelmäßige Wartungsarbeiten.
- Flüssigkeitsstände: z. B. Kühl- und Bremsflüssigkeit, Motoröl, Scheibenwischwasser oder Servolenkungsflüssigkeit.
- Reifen: Reifenluftdruck, Profiltiefe, Zustand der Reifen (z. B. Beschädigungen oder Abnutzung) und Hinweise zur Rotation der Reifen, um eine gleichmäßige Abnutzung zu gewährleisten.
- Beleuchtungssystem: Brems- und Rücklichter, (Nebel-)Scheinwerfer und Blinker.
- Bremsensystem: Bremsbeläge, -scheiben und -flüssigkeit sowie Handbremse.
- Reinigung und Pflege des Fahrzeuginnenraums: Reinigen der Sitze, Armaturentafel und Fenster, Staubsaugen sowie Überprüfung der Klimaanlage oder Heizung.
motum Checklisten basieren grundsätzlich auf einem regelmäßigen Zeitplan. Ob ein Fahrzeug z. B. monatlich oder nach Erreichen eines bestimmten zurückgelegten Kilometerstands geprüft wird, ist abhängig von den spezifischen Anforderungen des Fahrzeugs oder des Unternehmens. Besonders praktisch: Auch die Kommunikation zu externen Partnern wie Werkstätten funktioniert über die motum App.
Halterhaftung: Poolfahrzeuge sicher nutzen
Unter die Halterhaftung der FuhrparkleiterInnen fallen neben der Erhaltung der Betriebserlaubnis und der Verkehrssicherheit auch die Steuer-, Versicherungs- und Mitteilungspflicht bei der Änderung von Fahrzeug- oder Halterdaten. Das bedeutet konkret, dass FlottenmanagerInnen neben Wartung und Reparaturen dazu verpflichtet sind:
- Vor Fahrtbeginn den Führerschein der FahrerInnen zu kontrollieren.
- FahrerInnen jährlich zum Fahrzeugumgang einzuweisen.
- Flottenfahrzeuge jährlich der UVV-Prüfung zu unterziehen.
Für FlottenmanagerInnen sind automatisierte Lösungen eine enorme Entlastung. Sie verschlanken Prozesse und helfen dabei, die Vorgaben einzuhalten.
Die Versteuerung von Poolfahrzeugen
Werden Poolfahrzeuge eines Unternehmens privat genutzt, ist dies als geldwerter Vorteil zu versteuern. Die Höhe der Besteuerung ist abhängig von Fahrzeugwert und Nutzungsgrad. Auch die Versteuerungsart wirkt sich auf die Steuersumme aus, wobei hier zwischen der 1-Prozent-Regelung und der Versteuerung mittels Fahrtenbuchs unterschieden wird.
Poolfahrzeug ohne Fahrtenbuch mit 1%-Regel
Die 1-Prozent-Regelung sieht vor, dass der geldwerte Vorteil ein Prozent des durchschnittlichen Werts des Fuhrparks (Bruttolistenpreise der Fahrzeuge, geteilt durch alle berechtigten NutzerInnen) beträgt. Solch eine pauschale Besteuerung berücksichtigt nicht die tatsächliche Nutzung für private Fahrten und kann dementsprechend teuer sein. Im Vergleich zum Fahrtenbuch ist die Versteuerungsvariante via Einkommensteuererklärung der MitarbeiterInnen jedoch zeitsparend und wird dementsprechend gerne von Unternehmen eingesetzt.
Das Fahrtenbuch zur Berechnung des geldwerten Vorteils von Poolfahrzeugen
Soll die Besteuerung von Poolwagen via Fahrtenbuch erfolgen, sind alle dienstlichen als auch privaten Fahrten zu dokumentieren. Dadurch werden nur tatsächlich privat gefahrene Kilometer berechnet. Der organisatorische Aufwand kann durch den Einsatz eines digitalen Fahrtenbuchs minimiert werden.
Steuerliche Besonderheiten bei Privatfahrten mit dem Poolfahrzeug
Bei der Besteuerung von Poolfahrzeugen besteht eine Besonderheit im deutschen Steuerrecht: Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden mit einem geringeren geldwerten Vorteil von 0,03 Prozent besteuert. Der Gesetzgeber erlaubt darüber hinaus eine weitere Steuerbegünstigung (0,001 Prozent), wenn das Poolfahrzeug zwischen Wohnung und Arbeitsplatz nicht öfter als fünfmal im Monat genutzt wird.
Das Finanzamt darf auch dann einen geldwerten Vorteil in Höhe von einem Prozent versteuern, wenn Unternehmen ein Privatnutzungsverbot der Firmenflotte nicht nachweisen können. Obwohl das Verbot von Privatfahrten ein gewisses Steuersparpotenzial für Arbeitgeber aufweist, darf der Aufwand zur Überwachung dementsprechend nicht außer Acht gelassen werden.
Anforderungen an eine Poolfahrzeug-Vereinbarung
Unternehmen, die ihren MitarbeiterInnen Poolfahrzeuge zur Verfügung stellen, sollten unbedingt eine schriftliche Vereinbarung erstellen. Neben der Klärung von Rechten und Pflichten gehen hieraus Regelungen zur Nutzung oder z. B. der Umgang im Fall eines Unfalls hervor. Folgende Punkte sollten in einer Poolfahrzeug-Vereinbarung grundsätzlich festgehalten werden:
- Generelle Rechte und Pflichten der FahrerInnen
- Zeitpunkt und Regelungen zu Übergabe und Rückgabe des Fahrzeugs
- Wer darf das Auto wann, wo und wie (privat) nutzen?
- Wer trägt im Fall eines Diebstahls oder Unfalls die Schadensersatzpflicht?
- Umgang bei Entzug der Fahrerlaubnis
- Unterschrift am Ende des Dokuments
Bei Missachtung der Vereinbarung droht MitarbeiterInnen die Beendigung der Nutzungserlaubnis von Poolfahrzeugen, gegebenenfalls aber auch Abmahnung, Kündigung oder sogar eine Schadensersatzforderung.
Grundlegende Pflichten von FuhrparkmanagerInnen
Die Halterverantwortung des Fahrzeupools liegt in der Regel bei LeiterInnen des Firmenpools. Bei der Ausführung ihrer Tätigkeit gibt es für FuhrparkmanagerInnen dementsprechend eine Reihe an rechtlichen Vorschriften zu beachten. Dazu zählen u. A. die geltenden Unfallverhütungsvorschriften (UVV) nach BGV D29 bzw. die UVV-Fahrerunterweisung sowie die Regelungen der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV).
Um die Verkehrssicherheit zu gewährleisten, müssen Fahrzeuge jährlich, Bremsen und Beleuchtung vierteljährlich, Reifen monatlich und der Führerschein im Optimalfall vor jedem Fahrtantritt geprüft werden. Andernfalls können Versicherungen die Leistung im Schadensfall ablehnen. Deshalb ist eine schriftliche Dokumentation der UVV unerlässlich. Digitale Tools vereinfachen die Einhaltung entsprechender Pflichten, da FuhrparkmanagerInnen einen besseren Überblick über die Fahrzeugflotte erhalten und der manuelle Aufwand entfällt.
motum bietet solche digitalen UVV-Checklisten an, die nach dem Ausfüllen automatisch an Fuhrparkverantwortliche übermittelt werden. Neben Fahrerunterweisungen, die einfach in Onlinesystemen durchgeführt werden können, erleichtern zudem smarte In-App Erinnerungen den Arbeitsalltag.
