Umfassender Überblick und Arbeitserleichterung

Motivationsflotten
Vorher habe ich von der Schadenaufnahme bis zur Endregulierung alles alleine gemacht. Das fällt weg, weil der Schaden von den Fahrern automatisiert in die App eingespielt wird. Außerdem müssen wir bei Fahrerwechseln keine Papiere mehr ausdrucken und bei schlechtem Wetter draußen ausfüllen, wir können einfach mit unseren Handys vor Ort alles bequem abarbeiten.
Nicole Kuhlmann
Manager Fuhrpark & Facility
-
expertum
administrativer Aufwand
-30%
Reparaturkosten
-43%
Jederzeit auskunftsfähig
100%

expertum

Die expertum Gruppe ist ein Personaldienstleister, der seit mehr als 30 Jahren qualifizierte Fach- und Führungskräfte aus der Industrie. Mit über 100 Fahrzeugen ist das Unternehmen deutschlandweit unterwegs.
Fuhrparkgröße
105
(personenbezogene Leasingfahrzeuge)
Standorte
56
deutschlandweit
Mitarbeiter
189
(extern 1.700)

Herausforderungen vor motum

Unzureichende Übersichtlichkeit + Transparenz: Die Fahrzeugdaten und Schadenmeldungen wurden händisch in einer Excel-Tabelle gepflegt. Je mehr Datensätze dazu gekommen sind, desto unübersichtlicher wurde es. Auch die Vertragsdaten wie HU, AU, Zeitpunkt der Leasingrückgabe waren nicht ausreichend in Excel darstellbar. Da auch andere Abteilungen Zugriff auf die Excel-Tabelle hatten, stieg gleichzeitig die Fehleranfälligkeit.

Fehlende Datenanalyse: Daten, wie die automatische Überprüfung wann Kilometer überschritten wurden, wann das Leasingende ist oder Unfälle zu dokumentieren, war nicht möglich oder nicht auf Anhieb einsehbar. Entscheidungen konnten nicht datenbasiert getroffen werden.

Zeitintensive Kommunikation mit anderen Beteiligten: Die Kommunikation mit FahrerInnen und der Versicherung war sehr zeitintensiv. Bei einem Unfall mussten Fahrer zwei bis drei Kostenvoranschläge einholen - je nach Schadenshöhe wurde es von der Niederlassung übernommen oder der Versicherung. Der aktuelle Stand, ob das Fahrzeug in Reparatur war, ob alle Richtlinien eingehalten wurden etc., konnte nicht nachvollzogen werden.

Aufwendige Fahrzeugkontrollen: Bei Fahrzeugübergaben wurden Papierfragebögen ausgefüllt, auf denen Schäden teilweise nicht protokolliert wurden, was am Leasingende zu hohen Rückgabekosten geführt hat. Zudem war nicht nachvollziehbar, welcher Fahrer den Schaden verursacht hat.

Ziel
Mehr Überblick über die Schäden und aktuellen Fahrzeugzustände erhalten
Aussagekräftige, analysierbare Daten, um proaktiv Maßnahmen einzuleiten
Jederzeit auskunftsfähig gegenüber der Geschäftsleitung sein

Lösung von motum

Transparenz + Übersichtlichkeit: Seit der Einführung vom motum Full-Service-Schadenmanagement hat Fuhrparkleiterin Nicole Kuhlmann den aktuellen Flottenzustand und Prozessstatus immer live im Blick. Durch die motum Web-App können FahrerInnen direkt vor Ort die Schadenmeldung ausfüllen oder die Schaden-Hotline anrufen. Werden Daten von der Geschäftsführung benötigt, ist Frau Kuhlmann mit nur wenigen Klicks jederzeit auskunftsfähig.

Umfangreiche Datenbasis: Durch die detaillierten Schadenmeldungen hat Frau Kuhlmann nun eine gute Entscheidungsbasis für die nächsten Schritte und kann Reparaturen per Klick freigeben. Zudem kann sie durch die bereitgestellten Analysen weitere Maßnahmen, wie proaktive Instandhaltungsmaßnahmen oder Mitarbeiterschulungen, planen.

Schnelle Kommunikation mit allen Beteiligten: Dank dem motum Full-Service-Schadenmanagement und dem dort integrierten Werkstatt- und Servicepartnernetzwerk muss sich Frau Kuhlmann nun nicht mit mehr mit den Werkstätten und Versicherungen auseinandersetzen, denn das übernimmt motum für sie. Frau Kuhlmann hat dabei jederzeit Überblick über den aktuellen Status und kann bei Bedarf eingreifen.

Einfache Fahrzeugkontrollen: Durch die digitalen und standardisierten Checklisten, werden die Fahrzeugübergaben nun detaillierter festgehalten. Über die App werden Schäden und aktive Kontrollleuchten nach einem Leitfaden dokumentiert und können besser den jeweiligen FahrerInnen zugeordnet werden. Da die Fahrzeugkontrollen in die Schadensakte integriert sind, fallen durch Fotos manchmal auch weitere Schäden auf, die bisher nicht gemeldet wurden. So hat Frau Kuhlmann einen noch besseren Überblick über den aktuellen Fahrzeugzustand.

Ergebnisse

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