Fuhrpark Insider packt aus: Erfahren Sie, wie Sie Ihre Ausfallzeiten um -25 % senken können
Kundentermine, Supermarktlieferungen oder gar Krankenwageneinsätze ‒ die Bedeutung von Poolfahrzeugen zeigt sich in einer Vielzahl an Einsatzgebieten. Und das nicht ohne Grund: Sie steigern die Flexibilität und Effizienz dienstlicher Fahrten erheblich. Ein gut funktionierendes Flottenmanagement ist dabei essenziell, um Ausfallzeiten zu vermeiden und eine hohe Fahrzeugverfügbarkeit zu gewährleisten. Denn nur so können sich FuhrparkleiterInnen den damit verbundenen Herausforderungen stellen - etwa bei der regelmäßigen Nutzung, Übergabe und Wartung der Fahrzeuge.
Lesezeit: 7 Minuten
Autor
Dr. Moritz Weltgen
Meistern Sie die Herausforderungen der Fahrzeugübergabe und -rücknahme im Fuhrpark
Reservieren MitarbeiterInnen Fahrzeuge des Unternehmenspools, sollte dies immer dokumentiert werden. Dabei sind der entsprechende Zeitraum, das genutzte Kfz sowie der bzw. die NutzerIn zu melden. Doch nicht nur das: Nach der Rückgabe müssen Poolfahrzeuge auf mögliche Abnutzung und Schäden geprüft werden.
Die Vorgehensweise beim Fahrzeugverleih, aber insbesondere der Rücknahme zurück in den Firmenpool, ist für Unternehmen von immenser Bedeutung. Nur wenn das zurückgegebene Fahrzeug korrekt auf Schäden und Verschleiß untersucht wird, kann ein verkehrssicherer Zustand gewährleistet werden.
Das Problem: Bei Poolfahrzeugen gibt es keine fest zugewiesenen MitarbeiterInnen, die sich um die Überprüfung des Fahrzeugzustands kümmern. Das heißt, FlottenmanagerInnen benötigen sehr viel Zeit - vor allem bei großen Flotten. Deshalb ist es wichtig, klare Prozesse und Verantwortlichkeiten zu etablieren. Nur so können Engpässe vermieden und stets eine ausreichende Anzahl an fahrtüchtigen Poolfahrzeugen bereitgestellt werden.
Optimale Praktiken für mühelose Fahrzeugübergaben
Eine reibungslose Fahrzeugübergabe ist ein wesentlicher Bestandteil eines gut organisierten Fuhrparkmanagements. Um dieses Ziel zu erreichen, sind die Implementierung eines standardisierten Übergabeprozesses und eine umfassende Schulung der MitarbeiterInnen und FahrerInnen unerlässlich.
Die Implementierung eines standardisierten Übergabeprozesses gewährleistet eine klare Struktur und Transparenz während des gesamten Vorgangs. Es sollte ein Leitfaden oder eine Checkliste erstellt werden, die alle relevanten Schritte und Dokumente festhält, die bei der Fahrzeugübergabe zu berücksichtigen sind. Dadurch wird sichergestellt, dass nichts vergessen wird und alle notwendigen Formalitäten abgearbeitet werden. Die Standardisierung des Prozesses ermöglicht es auch verschiedenen Personen und Abteilungen, die Fahrzeugübergabe durchzuführen, ohne dass dabei wesentliche Informationen oder Schritte verloren gehen.
Die Schulung von MitarbeiterInnen und FahrerInnen ist ein weiterer relevanter Aspekt für eine erfolgreiche Fahrzeugübergabe. Dabei sollten nicht nur die technischen Aspekte der Übergabe, wie die Funktionsweise des Fahrzeugs und die Nutzung von digitalen Tools, vermittelt werden, sondern auch der Zweck und die Bedeutung einer effizienten Übergabe betont werden. Mitarbeiterschulungen können in Form von Workshops, Schulungsunterlagen oder Online-Trainings stattfinden. Wichtig ist dabei, dass die Schulungen regelmäßig und kontinuierlich durchgeführt werden, um neue MitarbeiterInnen zu integrieren und bestehende MitarbeiterInnen auf dem aktuellen Stand zu halten.
Unverzichtbare Checklisten für reibungslose Fahrzeugübergaben
Eine solche Checkliste deckt beispielsweise folgende Aspekte ab:
- Fahrzeugzustand: Überprüfung auf vorhandene Schäden, Kratzer oder Dellen an Karosserie und Lack, Risse oder Brüche an Scheiben oder Spiegeln sowie der allgemeine Zustand der Reifen.
- Innenausstattung: Zustand der Sitze, Teppiche oder des Armaturenbretts sowie die Funktionsfähigkeit von Bedienelementen wie Klimaanlage, Radio oder Navigationsgerät.
- Aktueller Kilometerstand, um die Anzahl der gefahrenen Kilometer zurückzuverfolgen.
- Kraftstoffstand und möglicherweise Anforderung eines bestimmten Mindestfüllstands.
- Vorhandensein von Fahrzeugdokumenten und Zubehör inkl. Beschreibung des Zustands: z.B. Warndreieck, Verbandskasten, Reserverad oder Wagenheber.
- Unterschriften der MitarbeiterInnen, die das Fahrzeug übernehmen bzw. zurückgeben. Dadurch wird bestätigt, dass die Fahrzeugübergabe ordnungsgemäß erfolgt ist. Bei eventuellen Unstimmigkeiten ist eine spätere Nachverfolgung möglich.
Nie wieder den Überblick über Ihre Fahrzeugwartung verlieren
FuhrparkmanagerInnen haften persönlich (bis zu 10.000 € Bußgeld), wenn sie ihren Pflichten zur Wartung und Instandhaltung der Poolfahrzeuge nicht nachkommen. Deshalb müssen hier Prozesse greifen, die dieser logistischen Herausforderung gerecht werden.
Ein erfolgreiches Flottenmanagement reduziert die Ausfallzeiten eines Autos auf ein Minimum, gewährleistet die Fahrzeugsicherheit und verlängert die Lebensdauer der Fahrzeuge, indem regelmäßig Wartungen durchgeführt werden. Die größte Herausforderung ist es, den Überblick über die gesamte Fahrzeugflotte zu behalten sowie die Instandhaltungsmaßnahmen entsprechend zu terminieren.
Wie Sie die Wartung Ihrer Poolfahrzeuge effizienter gestalten
motum ist Ihr digitaler Alltagshelfer im Flottenmanagement. Neben digitaler Schadenmeldung ist das Unternehmen auch auf digitale und effiziente Instandhaltung von (großen) Flotten spezialisiert. FuhrparleiterInnen haben via intuitiver App stets einen Live-Überblick und volle Transparenz über ihre Flotte. Der Einsatz von digitalen Checklisten stellt sicher, dass alle Fahrzeuge des Pools ordnungsgemäß gewartet und gepflegt werden und das nicht durch den Fuhrparkmanager, sondern durch den Fahrer. So sparen alle Beteiligten Zeit und Ressourcen, die Instandhaltung wird vereinfacht und dank klaren Strukturen effizienter.
So optimieren Sie die Instandhaltung: Einblick in die motum Checkliste
- Empfohlene Wartungsintervalle basierend auf Herstellervorgaben: z.B. Öl-, Filter- oder Zündkerzenwechsel, Inspektionen sowie weitere regelmäßige Wartungsarbeiten.
- Flüssigkeitsstände: z.B. Kühl- und Bremsflüssigkeit, Motoröl, Scheibenwischwasser oder Servolenkungsflüssigkeit.
- Reifen: Reifenluftdruck, Profiltiefe, Zustand der Reifen (z. B. Beschädigungen oder Abnutzung) und Hinweise zur Rotation der Reifen, um eine gleichmäßige Abnutzung zu gewährleisten.
- Beleuchtungssystem: Brems- und Rücklichter, (Nebel-)Scheinwerfer und Blinker.
- Bremssystem: Bremsbeläge, -scheiben und -flüssigkeit sowie Handbremse.
- Reinigung und Pflege des Fahrzeuginnenraums: Reinigen der Sitze, Armaturentafel und Fenster, Staubsaugen sowie Überprüfung der Klimaanlage oder Heizung.
motum Checklisten basieren grundsätzlich auf einem regelmäßigen Zeitplan. Ob ein Fahrzeug z.B. monatlich oder nach Erreichen eines bestimmten zurückgelegten Kilometerstands geprüft wird, ist abhängig von den spezifischen Anforderungen des Fahrzeugs oder des Unternehmens. Zudem können Checklisten basierend auf den Anforderungen Ihrer Flotte individuell angepasst werden. Besonders praktisch: Auch die Kommunikation zu externen Partnern wie Werkstätten funktioniert über die motum App.
Die Pflichten von Fuhrparkmanagern unter der Lupe: UVV/DGUV
Die Halteverantwortung des Fahrzeugpools liegt in der Regel bei LeiterInnen des Firmenpools. Bei der Ausführung ihrer Tätigkeit gibt es für FuhrparkmanagerInnen dementsprechend eine Reihe an rechtlichen Vorschriften zu beachten. Dazu zählen u.A. die geltenden Unfallverhütungsvorschriften (UVV) nach BGV D29 bzw. die UVV-Fahrerunterweisung sowie die Regelungen der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV).
Um die Verkehrssicherheit zu gewährleisten, müssen Fahrzeuge jährlich, Bremsen und Beleuchtung vierteljährlich, Reifen monatlich und der Führerschein im Optimalfall vor jedem Fahrtantritt geprüft werden. Andernfalls können Versicherungen die Leistung im Schadensfall ablehnen. Deshalb ist eine schriftliche Dokumentation der UVV unerlässlich. Digitale Tools vereinfachen die Einhaltung entsprechender Pflichten, da FuhrparkmanagerInnen einen besseren Überblick über die Fahrzeugflotte erhalten und der manuelle Aufwand entfällt.
motum bietet solche digitalen UVV-Checklisten an, die nach dem Ausfüllen automatisch an Fuhrparkverantwortliche übermittelt werden. Neben Fahrerunterweisungen, die einfach in Onlinesystemen durchgeführt werden können, erleichtern zudem smarte In-App Erinnerungen den Arbeitsalltag.
Erfahren Sie, warum Poolfahrzeuge Ihren Fuhrpark revolutionieren können
Unternehmen profitieren gleich auf mehreren Ebenen von der Bereitstellung einer Poolfahrzeugflotte:
- Mehr Wirtschaftlichkeit: Ein Fahrzeugpool ist deutlich effizienter und kostensparender als eine Dienstwagenflotte.
- Geringerer Administrationsaufwand: Durch die zentrale Verwaltung sparen sich Fuhrparkverantwortliche viel Zeit.
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Den Mitarbeitenden steht jederzeit ein funktionstüchtiges Fahrzeug zur Verfügung, ohne dass sie sich selbst um die Wartung und Pflege kümmern müssen
- Ökologische Nachhaltigkeit: Ein Fahrzeugpool spart Ressourcen bei der Anschaffung, im Betrieb und bei der Wartung.
1. Geringere Kosten durch Aufbau eines Fahrzeugpools
Der Kauf persönlicher Dienstwagen für MitarbeiterInnen resultiert schnell in hohen Investitionssummen. Mit Poolfahrzeugen können deutlich Kosten eingespart werden – sowohl bei der initialen Anschaffung als auch bei der Nutzung (Kraftstoffverbrauch) und Instandhaltung (Wartung und Service). Die digitale Überwachung der Flotte mittels eines intelligenten Betriebssystems wie motum lässt Rückschlüsse auf gefahrene Kilometer zu und ermöglicht es FlottenmanagerInnen, den Handlungsbedarf zu analysieren und die Größe der Flotte gegebenenfalls anzupassen.
2. Höhere Effizienz durch optimale Fahrzeugauslastung
Da beim Einsatz eines Firmenpools Leerlaufzeiten im Sinne von Standzeiten minimiert werden, ist grundsätzlich eine optimale Auslastung der Fahrzeuge gewährleistet. Dies führt zu einer höheren Effizienz der dienstlichen Fahrten, insbesondere im Vergleich zu selten genutzten Dienstwagen. Voraussetzung hierfür ist allerdings eine Fuhrparkübersicht, wie sie in entsprechenden Systemen bereitgestellt wird, beispielsweise im operativen Flottenmanagement von motum.
3. Vorteile von Poolfahrzeugen für MitarbeiterInnen und Umwelt
Ganz klar: Mehr Fahrzeuge bedeuten mehr Emissionen. Da sich in einem Fahrzeugpool mehrere FahrerInnen ein Auto teilen, wird jedoch weniger Sprit benötigt und folglich weniger CO₂ ausgestoßen. „Weniger ist mehr“ trifft auch in Hinblick auf MitarbeiterInnen zu: Wenn im Unternehmen das Konzept des Corporate Carsharings umgesetzt wird, haben im Vergleich zur exklusiveren Dienstwagenregelung mehr Personen die Möglichkeit, Flottenfahrzeuge zu nutzen.
Endlich geringe Ausfallzeiten, dank reibungslose Abläufe & Strukturen Ihrer Poolfahrzeuge
Effiziente Fahrzeugübergaben und strukturierte Wartung von (Pool)-Fahrzeugen sind entscheidend, um Ausfallzeiten im Fuhrpark zu minimieren. Durch klare Prozesse und Verantwortlichkeiten bei der Fahrzeugübergabe sowie Instandhaltung können Engpässe vermieden und die Verfügbarkeit gewährleistet werden.
Standardisierte Übergabeprozesse und Schulungen der MitarbeiterInnen fördern reibungslose Abläufe. Regelmäßige Wartung und präventive Checks mittels detaillierter Checklisten tragen zur Sicherheit und Langlebigkeit der Fahrzeuge bei.
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie der UVV und DGUV ist essenziell und wird durch digitale Tools und Checklisten vereinfacht. Ein gut organisierter Fahrzeugpool bringt zahlreiche Vorteile wie Kosteneinsparungen, geringeren Administrationsaufwand und höhere Mitarbeiterzufriedenheit.
Eine optimale Fahrzeugauslastung reduziert Leerlaufzeiten und fördert die Effizienz des Flottenbetriebs. Durch die Implementierung moderner Softwarelösungen und regelmäßiger Schulungen können Unternehmen ihre Flottenmanagementprozesse optimieren und einen reibungslosen Betrieb des Fuhrparks sicherstellen.